Assemblea online, le regole per non sbagliare

In questo periodo pandemico ci stiamo tutti abituando, bene o male, a partecipare alle riunioni in via telematica, ivi incluse le assemblee associative.

Questa possibilità può essere espressamente regolamentata dallo statuto (soluzione consigliata se dovete modificare lo statuto ma con l’avvertenza che se lo fate per implementare i requisiti del codice del Terzo Settore, tale modifica preclude la possibilità alle organizzazioni già iscritte nei registri delle associazioni di promozione sociale, organizzazioni di volontariato e Onlus di avvalersi del quorum dell’assemblea ordinaria) ma è in ogni caso concessa fino al 31 marzo 2021 dal Decreto milleproroghe come strumento di prevenzione nella diffusione del Covid 19.

Come gestire l’assemblea?

In primo luogo, è necessario verificare se statuto o regolamento assembleare intervengono in materia, nel qual caso sarà ovviamente necessario seguire le relative indicazioni. In assenza di precetti, è possibile seguire i seguenti suggerimenti.

Come convocare l’assemblea?

L’associazione che prevede come esclusiva modalità di convocazione l’affissione dell’avviso in sede non potrà ovviamente limitarsi a questa modalità, considerato che le sedi associative sono per lo più chiuse per impossibilità di svolgere le attività. In ogni caso è sempre e comunque preferibile accompagnare a questa modalità di convocazione, ritenuta valida dall’Agenzia delle entrate nazionale ma contestata da alcuni Uffici locali, modalità di comunicazione dirette individualmente ai soci come la trasmissione della mail di convocazione, la trasmissione postale della convocazione per lettera, il ricorso alla messaggistica.

Salva diversa indicazione statutaria non è in ogni caso obbligatorio il ricorso alla raccomandata o alla circostanza che si utilizzi la posta elettronica certificata, strumento di cui dovranno essere in possesso gli enti del Terzo settore per legge – a seguito del funzionamento del registro unico nazionale del Terzo settore – e le associazioni sportive che non siano anche enti del Terzo settore nei casi in cui a richiederlo sia l’organismo sportivo affiliante.

Nel verbale dell’organo amministrativo (consiglio direttivo, consiglio di amministrazione, giunta per citare le locuzioni normalmente adottate), organo normalmente deputato alla convocazione dell’assemblea, sarà inoltre necessario verificare i soci che devono essere convocati in assemblea.

Lo statuto potrebbe infatti contemplare tra le cause di esclusione o decadenza del socio la morosità dello stesso per omesso versamento del contributo associativo annuale: in questo caso è necessario verificare la procedura statutariamente indicata, fatta salva l’opportunità in ogni caso di anticipare il provvedimento di esclusione con solleciti, anche collettivi, al versamento del dovuto.

Sarà inoltre necessario verificare se i soci minorenni partecipano all’assemblea con diritto di parola ma non di voto, se partecipano con diritto di voto (situazione astrattamente possibile con riferimento ad argomenti che non possano essere fonte di responsabilità a loro carico), o se partecipano e vengono rappresentati nell’esercizio del diritto di voto dal genitore/tutore che ha sottoscritto la domanda di ammissione (soluzione di fatto richiesta se l’associazione si qualifica come associazione di promozione sociale per indirizzo del Ministero del Lavoro, suffragato dalla Cassazione intervenuta sul concetto di democraticità in una associazione sportiva dilettantistica).

Cosa specificare nella convocazione?

Nella convocazione si rende necessario specificare oltre alla data, l’ora e all’ordine del giorno, il luogo di convocazione fisico e le modalità di partecipazione: l’assemblea potrebbe essere svolta sia con presenza fisica che a distanza, potrebbe essere fatto ricorso anche a più di una modalità di partecipazione a distanza cumulando tutti gli strumenti indicati nella norma quali il voto per corrispondenza, la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione che consentono un collegamento audio-video (come le varie forme di videoconferenze), le piattaforme audio-video passive purché accompagnate dalla possibilità di intervenire a distanza tramite ad esempio mail o telefono e di votare in via telematica e le conference call, vale a dire un collegamento audio continuo con la partecipazione ed il voto telefonico quando per esempio i soci sono pochi e si conoscono tra di loro.

Tra i vari strumenti ritenuti idonei, la videoconferenza è sicuramente il mezzo di comunicazione più accessibile e che facilita la comunicazione e la interazione tra più persone dislocate in luoghi differenti, permettendo lo scambio di immagini, di dati, di documenti e/o dialoghi e consentendo l’interazione e la comunicazione a persone dislocate in diversi luoghi come se le stesse si trovassero in uno stesso luogo.

L’essenziale in ogni caso è che sia identificabile il socio che partecipa e che sia assicurato il suo diritto di voto.

Nel caso di assemblea con l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione si pone il problema di quali possano essere gli effetti sullo svolgimento e la validità dell’assemblea di eventuali difficoltà o interruzioni del collegamento telematico. Occorre distinguere il caso d’impossibilità di collegamento audio-video fin dall’inizio della riunione assembleare, dall’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori.

Nel primo caso, se l’impossibilità di collegamento audio-video è presente fin dall’inizio della riunione, e appaia manifesta l’impossibilità di risolvere il malfunzionamento tecnico in tempi congrui, l’assemblea non può costituirsi ed è opportuno procedere alla sua riconvocazione per deliberare validamente sui punti all’ordine del giorno, a meno che non si tratti di assemblea di prima convocazione e nell’avviso sia indicato il giorno della seconda convocazione. In tal caso non sarà necessaria la riconvocazione e l’assemblea potrà avere luogo nella data di seconda convocazione.

Nell’ipotesi in cui il collegamento venga meno nel corso dei lavori assembleari, il presidente può sospendere la riunione e, nel caso in cui sia possibile rimediare all’interruzione del collegamento in tempi congrui, i lavori assembleari potranno proseguire dopo l’interruzione. Nel caso in cui, invece, l’interruzione causata da malfunzionamento dei mezzi di telecomunicazione si protragga e non sia possibile rimediare in tempi congrui al difetto di collegamento, è possibile sciogliere l’assemblea per impossibilità di funzionamento, con la conseguente necessità di riconvocazione, facendo eventualmente salva la parte di lavoro svolta e le delibere già approvate oppure rinviare l’assemblea ad altra data per la sua prosecuzione.

In alcuni casi si potrebbe ricorrere anche al voto per corrispondenza, mediante l’invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenente l’indicazione dell’associazione che l’ha predisposta, degli estremi della riunione assembleare, della generalità del titolare del diritto di voto e delle proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione. Il voto sarà espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione.

Seguendo per analogia le regole previste per le società quotate, la scheda su cui è espresso il voto per corrispondenza deve pervenire all’associazione entro il giorno precedente l’assemblea. Ovviamente questa procedura richiede un maggior lavoro preparatorio in quanto tutte le proposte di deliberazione, incluse quelle che vengono normalmente poste in assemblea, è necessario che siano formulate prima della data fissata per lo svolgimento della stessa e adeguatamente pubblicizzate, fatta salva la possibilità in capo ai soci, nel caso di modifiche o integrazioni delle proposte di deliberazione sottoposte all’assemblea, di scegliere se confermare il voto già espresso, modificarlo o anche revocarlo.

Per quanto concerne il luogo fisico della sede assembleare, si ritiene che sia necessario indicarlo perché aspetto richiesto dal Codice civile (art. 2366 c.c.) per le assemblee societarie e le norme relative alle società si possono applicare in via analogica alle associazioni quando compatibili. Si ritiene quindi che il luogo fisico sia quello dove si trova il segretario estensore (Consiglio notarile di Milano – massima n. 187 dell’11/3/2020) che non deve rappresentare necessariamente il luogo in cui si trova anche il presidente dell’assemblea o dell’associazione, qualora coincidano.

Come è possibile dimostrare la partecipazione dei soci alle assemblee telematiche?

L’assemblea dovrà essere debitamente verbalizzata. Si consiglia sempre di indicare all’interno del verbale alternativamente nome e cognome dei soci presenti oppure il numero dei soci presenti quando sia possibile far firmare il verbale ai soci, anche come allegato registro presenze. Nelle assemblee telematiche è possibile avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza offerti dalla piattaforma telematica o, nel caso in cui si disponga del consenso al trattamento dell’immagine da parte dei soci, è possibile effettuare lo screenshot dei presenti qualora sia possibile condividere tutti i relativi schermi: lo screenshot sarà quindi allegato al verbale come registro presenze.

Nel verbale, infine, qualora non sia previsto da statuto lo svolgimento dell’assemblea a distanza, sarà opportuno specificare “Assemblea tenuta con modalità telematica per rispettare i protocolli anti Covid 19”.